Tugas dan Tanggung jawab CS Bank

Customer Service merupakan suatu bagian dari unit organisasi yang berada di front office yang berfungsi sebagai sumber informasi dan perantara bagi bank dan nasabah yang ingin mendapatkan jasa-jasa pelayanan maupun produk produk bank. Sesuai dengan fungsinya, Customer Service diharap¬kan dapat melakukan “One Stop Service”, artinya nasabah cukup menghubungi bagian Customer Service saja dalam berhubungan dengan Bank. Selanjutnya Customer Service akan menjelaskan ataupun mengerja¬kan kebutuhan nasabah tersebut dengan menghubungi bagian yang terkait. Hal ini akan meningkatkan kepuasan nasabah karena merasa akan kepentingannya dilaksanakan dengan rasa penuh tanggung jawab dan tidak perlu berhubungan dengan banyak orang untuk memenuhi kebutuhannya. Dalam kedudukannya sebagai centre & contact point antara bank dengan nasabah, Customer Service harus¬lah mengetahui secara umum dan luas bentuk-bentuk pelayanan jasa dan produk bank dengan baik.
Kesem¬patan berhubungan dengan nasabah yang cukup besar dapat dipergunakan secara efektif untuk menawarkan produk-produk bank lainnya dalam rangka Cross Selling.

(2) Fungsi Customer Service.
Berdasarkan fungsi tersebut diatas fungsi seorang customer service dapat dijabarkan lebih lanjut dalam kesehariaannya sebagai karyawan Bank, yang mana fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut:
• Front Line Officer
Keberadaan bagian customer service berada di bagian depan suatu bank, maka customer service menjadi cerminan penilaian pelayanan suatu bank.
• Liasson Officer
Customer Service adalah satu aparat yang menjadi perantara antara bank dengan nasabah. Orang pertama yang dihubungi oleh nasabah sewaktu datang ke bank adalah aparat customer service, baik untuk meminta informasi maupun untuk melak¬sanakan transaksi.
• Information Centre
Customer Service adalah satu-satunya personil yang dengan mudah dihubungi oleh nasabah pada kesempatan pertama maka aparat customer service menjadi pusat dan nara sumber informasi-informasi mengenai produk dan jasa bank. Oleh karenanya dituntut personil yang mempunyai pengetahuan dan wawasan yang cukup baik mengenai industri perban¬kan.
• Salesman (penjual)
Berfungsi sebagai penjual produk, dengan menjual berbagai produk yang ada pada bank, seperti berbagai jenis tabungan, deposito, kredit serta mengetahui keluhan dan keberatan nasabah.
• Servicing (pelayanan)
Sesuai dengan fungsinya customer service, atas nama bank penerima dan menyambut baik kedatangan nasabah selanjutnya akan mengerjakan kebutuhan nasabah sampai seluruh transaksinya dapat diram¬pungkan.
• Advisor/Konsultan
Dalam melayani nasabah tidak jarang pula aparat customer service dengan bekal pengetahuan dan wawasan yang bijak sehubungan dengan perencanaan pengelolaan keuangan nasabah.
• Maintenance Customer (Pembinaan Nasabah)
Permasalahan pembinaan nasabah baru (solisitasi). Aparat customer service adalah account assistant atau pembina bagi setiap account atau rekening nasabah non kredit. Hal ini merupakan perpanjan¬gan dan pengembangan fungsi kedua yaitu Liasson Officer.
• Handling Complaint
Unit customer service apabila dalam operasionaln¬ya, nasabah tidak puas, karena terdapat ketidakcocokkan atau kesepakatan, komplain dan lain-lain
sebagainya, maka adalah tepat apabila orang pertama yang dihubungi adalah aparat customer service. Dalam hal ini dituntut tidak saja dapat menangani keluhan akan tetapi juga diharapkan dapat meme¬cahkan masalah dengan baik sebagai “trouble suiter”.

(3) Tugas Customer Service.
Selain memiliki fungsi, seorang customer service yang berada digaris depan bank (front office) juga memiliki tugas. Tugas ini pada hakekatnya adalah penerapan dari fungsi-fungsi yang telah disebutkan diatas dan tugas ini
nantinya yang dapat dilihat oleh nasabah dalam kegiatan sehari-hari nantinya.
 Memberikan pelayanan kepada nasabah yang berkai¬tan dengan pembukaan rekening tabungan, giro, pembukaan deposito, permohonan nasabah yang lainnya. Di samping itu memberikan informasi sejelas mungkin mengenai berbagai produk dan jasa yang ingin diketahui dan diminati kepada nasabah atau calon nasabah.
 Menerima, melayani dan mengatasi permasalahan yang disampaikan oleh nasabah sehubungan dengan ketidakpuasan nasabah atas pelayanan yang diberi¬kan oleh pihak nasabah.
 Mengadministrasikan daftar hitam Bank Indonesia dan daftar rehabilitasi nasabah serta file nasa¬bah.
 Mengadministrasikan resi permintaan dan pengemba¬lian buku cek dan bilyet giro serta surat kuasa.
 Memberikan informasi tentang saldo dan mutasi nasabah.
 Mengadministrasikan buku cek, bilyet giro, dan buku tabungan.
 Memperkenalkan dan menawarkan produk dan jasa yang ada dan yang baru sesuai dengan keinginan dan kebutuhan nasabah.

(4) Wewenang Customer Service.
Sehubungan dengan tugas dan fungsi dari customer service, maka seorang customer servicepun memiliki wewenang. Wewenang inilah yang merupakan wujud konkrit tugas secara lebih khusus terhadap pekerjaan yang
diembannya yaitu menyelesaikan setiap pekerjaan dan tugas sampai tuntas dengan baik (tidak ada yang tergantung atau pending, tidak ada masalah yang timbul dari pekerjaannya, kecuali memang hal itu terjadi diluar jangkauannya).

Adapun wewenang tersebut antara lain :
 Menyaksikan nasabah mengisi dan menandatangani formulir, aplikasi, perjanjian-perjanjian.
 Melakukan penolakan permintaan pembukaan rekening bilamana tidak memenuhi persyaratan atau prosedur yang telah ditetapkan oleh Bank.
 Melakukan verifikasi tanda tangan customer.
 Melakukan penolakan permintaan buku bilyet giro dan cek apabila tidak memenuhi persyaratan.
 Melakukan penutupan rekening baik atas permintaan nasabah maupun karena sebab lainnya berdasarkan prosedur intern bank.

Sehubungan dengan wewenang Customer Service yaitu perihal penolakan permintaan pembukaan rekening bilamana tidak memenuhi persyaratan atau prosedur yang telah ditetapkan oleh Bank, maka dalam hal ini telah dikeluarkan peraturan dari Bank Indonesia, yaitu Peraturan Bank Indonesia No. 3/10/PBI/2001 tanggal 18 Juni 2001 tentang penerapan prinsip mengenal nasabah (Know Your Customer Principles). Dimana peraturan yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia dimaksudkan untuk memperkecil risiko yang dihadapi Bank terutama dari sisi keuangan bank yaitu sisi aktiva maupun passiva.

(5) Produk dan Jasa Bank Yang akan Ditawarkan.
Dalam kaitan ini seorang customer service harus mengetahui jenis, manfaat dan ciri masing-masing produk dan jasa karena ini akan sering ditanyakan oleh nasabah yang datang kepadanya karena hal ini akan sangat mendukung pelayanan prima dan profesi yang disandangnya sehingga menjadikan seorang customer service tersebut profesional dalam bidangnya.

Untuk dapat mengetahui jenis, manfaat dan ciri masing-masing produk seorang customer service harus memahami terlebih dahulu akan produk dan jasa tersebut yaitu :

5.1. Rekening Koran
5.2. Tabungan
5.3. Deposito Berjangka
5.4. Jasa-jasa Bank lainya.

5.1. Rekening Koran.

Rekening Koran atau Giro (checking account atau demand deposit) adalah simpanan yang penarikannya dapat dilakukan setiap saat dengan mempergunakan Cek, Bilyet Giro, sarana perintah pembayaran lainnya atau dengan pemindahbukuan (berdasarkan UU No. 10 Tahun 1998 pasal 1 angka 6)

Tugas dan Tanggung jawab Teller Bank

KAS DAN TELLER

PERATURAN

1. Teller adalah petugas Bank yang pekerjaan sehari-harinya berhadapan dengan nasabah dan masyarakat umum. Bank harus menyeleksi petugas yang akan ditunjuk sebagai Teller karena cara kerja, sikap dan tindak tanduk serta cara pelayanannya kepada nasabah dan masyarakat umum, secara tidak langsung mencerminkan keadaan dan reputasi Bank. Sikap dan tindak tanduk serta pelayanan Teller dimaksud, harus diawasi secara rutin oleh manaje¬men terutama Head Teller dan/atau Cash Officer.

2. Untuk keperluan transaksi sehari-hari, Teller dilengkapi dengan uang tunai yang jumlahnya cukup untuk kebutuhan satu hari transaksi yang normal (jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Teller). Sebagai salah satu tindakan preventip Bank, Teller dilengkapi juga dengan “baitmoney” dengan pecahan rupiah serta nominal tertentu. Teller mencatat nomor-nomor seri uang tersebut, dan catatan dimaksud disimpan oleh Head Teller. Selain dari uang tunai, setiap Teller juga dileng¬kapi dengan mesin validasi atau “Teller’s Stamp”, display komputer dan kotak uang untuk menyimpan benda-benda tersebut dan benda-benda lain yang perlu disimpan didalamnya selain uang tunai.

3. Semua slip, check dan warkat serta media lainnya yang diproses oleh Teller harus di cap dengan mesin validasi atau teller’s stamp sebagai tanda terima/pemberitahuan resmi bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah diterima atau diproses oleh Bank melalui Teller yang bersangkutan. Tanda yang diterakan oleh mesin validasi menggam¬barkan : nama ” BANK STIEP …….., tanggal, jam dokumen diterima dan nomor kode Teller”.

4. Setiap pembayaran / penerimaan tunai (kas) harus dilaksanakan oleh Teller, kecuali pembayaran yang berhubungan dengan personalia dan pengeluaran Kas Kecil.

5. Uang tunai selain yang disimpan didalam kotak uang Teller, harus disimpan dan selalu berada didalam “CashCompartment” diruangan Vault Utama. Cash Compartment dapat berupa brankas atau lemari besi yang dilengkapi dengan kunci dan nomor kombi¬nasi. Uang tunai didalam compartment ini berada dibawah tanggung jawab Head Teller dan Cash Officer.

6. Tukar menukar uang, menghitung uang hanya dapat di lakukan didalam Vault Utama, Teller’s Counter, atau tempat-tempat lain yang telah mendapatkan persetujuan tertulis dari instruktur.

7. Teller harus melaksanakan penerimaan/pembayaran uang tunai dicounternya masing-masing. Counter ini diperlengkapi dengan laci-laci / tempat penyimpanan untuk menyimpan uang tunai dan/atau benda-benda berharga lainnya selama hari kerja. Tempat-tempat penyimpanan ini diperlengkapi dengan kunci-kunci, yang anak kuncinya hanya dipegang/disimpan oleh Teller yang bersangkutan. Teller tidak diperkenankan meninggalkan counternya selama waktu kerja. teller yang karena terpaksa harus meninggalkan posisinya harus mengunci laci-laci counter yang didalamnya terdapat benda-benda berharga. Ruangan Teller counter tidak dibenarkan dalam keadaan kosong selama didalamnya masih terdapat benda-benda berharga. Minimal harus ada seorang Teller yang tetap tinggal diruangan ini. Teller counter/ruang Teller counter harus bebas dari benda-benda berharga milik Bank pada akhir hari sehabis aktifitas kerja.

8. Pintu masuk ruangan Teller Counter harus dipasang alat “self locking” yang apabila pintu dibuka, akan menutup dengan sendirinya. Ruangan Teller counter harus selalu terkunci selama benda-benda berharga masih ada didalamnya. Kecuali petugas yang berkepentingan, karyawan lain tidak diperkenankan masuk ruangan ini.

9. Teller yang membutuhkan tambahan uang tunai / Kas, dapat memintanya pada Teller lain atau kepada Head Teller. Permintaan uang tunai/kas pada Teller lain atau kepada Head teller, dilaksanakan dengan mengguna¬kan/mengisi formulir “Teller’s Exchange” (contoh formulir no. 6012.01) yang disetujui/diparaf oleh Head Teller.

10. Teller juga diperlengkapi dengan satu set Kartu Contoh Tanda-tangan yang digunakan untuk mencocok¬kan tanda tangan diatas “house check” yang diuang-kan melalui counter. Hanya Teller yang diperkenankan untuk memegang, melihat kartu contoh tandatangan yang ada pada Teller ini.

11. Jumlah uang tunai/kas yang dapat dibayarkan oleh Teller untuk setiap transaksi harus dibatasi. Batas jumlah ini ditetapkan oleh Direksi. Pembayaran uang tunai/kas yang melebihi batas ini harus disetujui terlebih dahulu oleh Head Teller yang akan meneliti dan mempelajari transaksi pembayaran tersebut untuk kebenarannya/kemungki¬nan-kemungkinan lainnya.Sebagai bukti penelitian/pemeriksaannya, Head Teller harus memaraf cek STIEP Bank atau slip trans¬aksi pembayaran kas tersebut.

12. Teller harus mencatat jumlah uang menurut pecahan dibelakang slip setoran (teller’s copy) check atau slip-slip penerimaan/penyetoran uang tunai/kas untuk setiap jumlah uang tunai yang diterima/di¬bayarkannya.

13. Teller dianjurkan tidak mengisi slip setoran untuk kepentingan nasabah. Teller tidak diperkenankan merubah tulisan-tulisan yang ditulis nasabah diatas slip setoran. (Contoh no. 6012.02). Slip setoran yang mempunyai coretan-coretan yang dimaksudkan untuk memperbaiki kesalahan tulisan diatasnya, hanya dapat diterima apabila coretan tersebut ditandatangani oleh nasabah. Sebaiknya Teller meminta nasabah untuk membuat slip setoran yang baru apabila terdapat coretan-coretan diatas slip setoran.

14. Apabila seorang Teller tidak masuk kerja (absen), uang tunai/kas didalam kotak uangnya secepatnya (paling lama hari berikutnya) diambil dan dihitung oleh Teller lain dibawah pengawasan Head Teller. Stempel Teller yang disimpan didalam cash vault dibawah tanggung jawab dua orang cash vault custo¬dian.

15. Apabila Teller menerima setoran dalam jumlah yang banyak (dalam kwantiti) sehingga untuk menghi¬tungnya akan memakan waktu yang lama, Teller meminta nasabah agar uang setoran tersebut dihitung kemudian apabila keadaan memungkinkan. Kalau permintaan ini disetujui oleh penyetor, Teller akan menstempel slip setoran ini dengan kata-kata “Penghitungan setoran ini dipercayakan kepada Bank”. Penyetor menandatangani slip setoran didekat kata-kata ini dengan perjanjian tidak akan menuntut Bank seandainya terdapat kekurangan dari jumlah setoran yang ditulisnya. Ketentuan ini harus termasuk didalam ketentuan-ketentuan setoran yang tertera dibelakang slip setoran. Setoran ini disimpan terpisah dari tumpu¬kan-tumpukan uang lainnya dan dihitung secepatnya kalau keadaan memungkinkan. Teller tidak dibe¬narkan membayarkan uang ini sebelum dihitung.

16. Jika ada kecurigaan terhadap kemungkinan pemalsuan tanda tangan atau perubahan dari isi cek/bilyet giro, atau warkat lainnya, orang yang menyetorkan haruslah diusahakan untuk ditahan dengan cara yang diplomatis sementara cek / bilyet giro / warkat lainnya tersebut diperiksa oleh instruktur yang berwenang yang akan menentukan tindakan yang akan diambil.

17. Untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan terhadap setoran kliring dengan menggunakan cek bank lain ( misalnya: karyawan kliring lupa membubuhi cap kliring pada lembar cek, dan kemungkinan ditunaikan oleh pihak yang tidak berwenang), maka Teller wajib segera membubuhi tanda silang pada sudut kiri atau mengcross check tersebut.

18. Penarikan kembali setoran house check, kliring oleh nasabah, wajib mendapat persetujuan dari Head Teller dengan tidak lupa meminta kembali lembar bukti nasabah untuk dimusnahkan.

19. Kas Kecil : Kas Kecil merupakan bagian perkiraan Uang Muka Biaya dengan Buku Pembantu tersendiri. Maksimum jumlah uang dalam kas kecil ditetapkan oleh instruktur dengan memorandum yang khusus dikeluarkan untuk itu. Sedangkan sistem pencatatan Kas Kecil menggunakan sistem “IMPRES FUND”.