Tugas dan Tanggung jawab seorang admin

Banyak sekali dari kita yang menginginkan pekerjaan untuk menjadi Staff Administrasi, meskipun pekerjaan ini lebih banyak di dominasi oleh wanita tapi tidak tertutup kemungkinan bagi pria untuk menduduki posisi ini, berikut tugas dan tanggung jawab Staff Administrasi.
Tugas utama bagi seorang staff Administrasi adalah melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan fasilitas dan layanan administrasi perkantoran, sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.

Tanggung Jawab Utama

1. Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan.
2. Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan semua gedung kantor selalu siap operasional.
3. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan.
4. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan.
5. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan anggaran departemen General Affair.
6. Melaksanankan akan adanya  kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan photocopy dan penjilidan.
7. Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan  ruang kantor dan keamanan kantor.

Tugas dan Tanggung jawab Teller Bank

KAS DAN TELLER

PERATURAN

1. Teller adalah petugas Bank yang pekerjaan sehari-harinya berhadapan dengan nasabah dan masyarakat umum. Bank harus menyeleksi petugas yang akan ditunjuk sebagai Teller karena cara kerja, sikap dan tindak tanduk serta cara pelayanannya kepada nasabah dan masyarakat umum, secara tidak langsung mencerminkan keadaan dan reputasi Bank. Sikap dan tindak tanduk serta pelayanan Teller dimaksud, harus diawasi secara rutin oleh manaje¬men terutama Head Teller dan/atau Cash Officer.

2. Untuk keperluan transaksi sehari-hari, Teller dilengkapi dengan uang tunai yang jumlahnya cukup untuk kebutuhan satu hari transaksi yang normal (jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Teller). Sebagai salah satu tindakan preventip Bank, Teller dilengkapi juga dengan “baitmoney” dengan pecahan rupiah serta nominal tertentu. Teller mencatat nomor-nomor seri uang tersebut, dan catatan dimaksud disimpan oleh Head Teller. Selain dari uang tunai, setiap Teller juga dileng¬kapi dengan mesin validasi atau “Teller’s Stamp”, display komputer dan kotak uang untuk menyimpan benda-benda tersebut dan benda-benda lain yang perlu disimpan didalamnya selain uang tunai.

3. Semua slip, check dan warkat serta media lainnya yang diproses oleh Teller harus di cap dengan mesin validasi atau teller’s stamp sebagai tanda terima/pemberitahuan resmi bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah diterima atau diproses oleh Bank melalui Teller yang bersangkutan. Tanda yang diterakan oleh mesin validasi menggam¬barkan : nama ” BANK STIEP …….., tanggal, jam dokumen diterima dan nomor kode Teller”.

4. Setiap pembayaran / penerimaan tunai (kas) harus dilaksanakan oleh Teller, kecuali pembayaran yang berhubungan dengan personalia dan pengeluaran Kas Kecil.

5. Uang tunai selain yang disimpan didalam kotak uang Teller, harus disimpan dan selalu berada didalam “CashCompartment” diruangan Vault Utama. Cash Compartment dapat berupa brankas atau lemari besi yang dilengkapi dengan kunci dan nomor kombi¬nasi. Uang tunai didalam compartment ini berada dibawah tanggung jawab Head Teller dan Cash Officer.

6. Tukar menukar uang, menghitung uang hanya dapat di lakukan didalam Vault Utama, Teller’s Counter, atau tempat-tempat lain yang telah mendapatkan persetujuan tertulis dari instruktur.

7. Teller harus melaksanakan penerimaan/pembayaran uang tunai dicounternya masing-masing. Counter ini diperlengkapi dengan laci-laci / tempat penyimpanan untuk menyimpan uang tunai dan/atau benda-benda berharga lainnya selama hari kerja. Tempat-tempat penyimpanan ini diperlengkapi dengan kunci-kunci, yang anak kuncinya hanya dipegang/disimpan oleh Teller yang bersangkutan. Teller tidak diperkenankan meninggalkan counternya selama waktu kerja. teller yang karena terpaksa harus meninggalkan posisinya harus mengunci laci-laci counter yang didalamnya terdapat benda-benda berharga. Ruangan Teller counter tidak dibenarkan dalam keadaan kosong selama didalamnya masih terdapat benda-benda berharga. Minimal harus ada seorang Teller yang tetap tinggal diruangan ini. Teller counter/ruang Teller counter harus bebas dari benda-benda berharga milik Bank pada akhir hari sehabis aktifitas kerja.

8. Pintu masuk ruangan Teller Counter harus dipasang alat “self locking” yang apabila pintu dibuka, akan menutup dengan sendirinya. Ruangan Teller counter harus selalu terkunci selama benda-benda berharga masih ada didalamnya. Kecuali petugas yang berkepentingan, karyawan lain tidak diperkenankan masuk ruangan ini.

9. Teller yang membutuhkan tambahan uang tunai / Kas, dapat memintanya pada Teller lain atau kepada Head Teller. Permintaan uang tunai/kas pada Teller lain atau kepada Head teller, dilaksanakan dengan mengguna¬kan/mengisi formulir “Teller’s Exchange” (contoh formulir no. 6012.01) yang disetujui/diparaf oleh Head Teller.

10. Teller juga diperlengkapi dengan satu set Kartu Contoh Tanda-tangan yang digunakan untuk mencocok¬kan tanda tangan diatas “house check” yang diuang-kan melalui counter. Hanya Teller yang diperkenankan untuk memegang, melihat kartu contoh tandatangan yang ada pada Teller ini.

11. Jumlah uang tunai/kas yang dapat dibayarkan oleh Teller untuk setiap transaksi harus dibatasi. Batas jumlah ini ditetapkan oleh Direksi. Pembayaran uang tunai/kas yang melebihi batas ini harus disetujui terlebih dahulu oleh Head Teller yang akan meneliti dan mempelajari transaksi pembayaran tersebut untuk kebenarannya/kemungki¬nan-kemungkinan lainnya.Sebagai bukti penelitian/pemeriksaannya, Head Teller harus memaraf cek STIEP Bank atau slip trans¬aksi pembayaran kas tersebut.

12. Teller harus mencatat jumlah uang menurut pecahan dibelakang slip setoran (teller’s copy) check atau slip-slip penerimaan/penyetoran uang tunai/kas untuk setiap jumlah uang tunai yang diterima/di¬bayarkannya.

13. Teller dianjurkan tidak mengisi slip setoran untuk kepentingan nasabah. Teller tidak diperkenankan merubah tulisan-tulisan yang ditulis nasabah diatas slip setoran. (Contoh no. 6012.02). Slip setoran yang mempunyai coretan-coretan yang dimaksudkan untuk memperbaiki kesalahan tulisan diatasnya, hanya dapat diterima apabila coretan tersebut ditandatangani oleh nasabah. Sebaiknya Teller meminta nasabah untuk membuat slip setoran yang baru apabila terdapat coretan-coretan diatas slip setoran.

14. Apabila seorang Teller tidak masuk kerja (absen), uang tunai/kas didalam kotak uangnya secepatnya (paling lama hari berikutnya) diambil dan dihitung oleh Teller lain dibawah pengawasan Head Teller. Stempel Teller yang disimpan didalam cash vault dibawah tanggung jawab dua orang cash vault custo¬dian.

15. Apabila Teller menerima setoran dalam jumlah yang banyak (dalam kwantiti) sehingga untuk menghi¬tungnya akan memakan waktu yang lama, Teller meminta nasabah agar uang setoran tersebut dihitung kemudian apabila keadaan memungkinkan. Kalau permintaan ini disetujui oleh penyetor, Teller akan menstempel slip setoran ini dengan kata-kata “Penghitungan setoran ini dipercayakan kepada Bank”. Penyetor menandatangani slip setoran didekat kata-kata ini dengan perjanjian tidak akan menuntut Bank seandainya terdapat kekurangan dari jumlah setoran yang ditulisnya. Ketentuan ini harus termasuk didalam ketentuan-ketentuan setoran yang tertera dibelakang slip setoran. Setoran ini disimpan terpisah dari tumpu¬kan-tumpukan uang lainnya dan dihitung secepatnya kalau keadaan memungkinkan. Teller tidak dibe¬narkan membayarkan uang ini sebelum dihitung.

16. Jika ada kecurigaan terhadap kemungkinan pemalsuan tanda tangan atau perubahan dari isi cek/bilyet giro, atau warkat lainnya, orang yang menyetorkan haruslah diusahakan untuk ditahan dengan cara yang diplomatis sementara cek / bilyet giro / warkat lainnya tersebut diperiksa oleh instruktur yang berwenang yang akan menentukan tindakan yang akan diambil.

17. Untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan terhadap setoran kliring dengan menggunakan cek bank lain ( misalnya: karyawan kliring lupa membubuhi cap kliring pada lembar cek, dan kemungkinan ditunaikan oleh pihak yang tidak berwenang), maka Teller wajib segera membubuhi tanda silang pada sudut kiri atau mengcross check tersebut.

18. Penarikan kembali setoran house check, kliring oleh nasabah, wajib mendapat persetujuan dari Head Teller dengan tidak lupa meminta kembali lembar bukti nasabah untuk dimusnahkan.

19. Kas Kecil : Kas Kecil merupakan bagian perkiraan Uang Muka Biaya dengan Buku Pembantu tersendiri. Maksimum jumlah uang dalam kas kecil ditetapkan oleh instruktur dengan memorandum yang khusus dikeluarkan untuk itu. Sedangkan sistem pencatatan Kas Kecil menggunakan sistem “IMPRES FUND”.